منشی تلفن گویا در یک سازمان اولین بخش از داستان سفر مشتری را تشکیل می دهد و طرز تفکر و کار با افراد خارج از گروه را شکل می دهد. به عبارت ساده، مشتریانی که شما را ندیده اند، مجموعه شما، شیوه کار شما، تعداد کارمندان، حجم کار و غیره. سیستم مرکز تماس مبتنی بر تماس اول، تلفن گویا، سرعت و کیفیت تجهیزات نیز می باشد. برای ارزیابی مجموعه با توجه به موارد ذکر شده به نظر می رسد استفاده از سیستم تلفن ثابت و داشتن یک فایل صوتی جذاب در این مرحله می تواند کمک زیادی به تاثیرگذاری بازاریابی شما در مجموعه شما کند.

تلفن گویا چیست؟

برای تسهیل سفارش گویندگی تلفن گویا زهرا شیراحمدی، منشی تلفن گویا اپراتورهای انسانی را در مجموعه و سازمان قرار می دهد پس از شناسایی تماس دریافتی، سیستم مرکز تماس به صورت خودکار به تلفن پاسخ می دهد و مرحله بعدی را برای پخش فایل صوتی مورد نیاز راهنمایی می کند. در این قسمت صدای مناسب بر اساس فایل یا فایل های صوتی که ضبط و آماده کرده اید پخش می شود پس از پخش صدای تلفن گویا، مشتری می تواند با شماره گیری اعداد مختلف روی صفحه گوشی با بخش ها و داخلی های مختلف تماس بگیرد.

صدای منشی تلفن گویا چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟

هنگام ضبط فایل های صوتی تلفن گویا تا حد امکان دقیق باشید، زیرا شما مسئول هر ثانیه کلماتی هستید که بین آنها وارد می کنید. پس از آن از اتلاف وقت مشتری خودداری کنید و سریع ترین راه را برای رسیدن به هدف مورد نظر به او نشان دهید. یکی از راه های موثر برای رسیدن به سطح مطلوب، استفاده از نظرات افرادی است که به سازمان مراجعه می کنند. نظرخواهی از مشتریان فرصتی عالی برای تصمیم گیری بر اساس سوالات متعدد مطرح شده و انجام اقدامات لازم است.

1- مسیر مشتری را مشخص کنید

ایجاد سریع ترین مسیر برای مشتری به واحد یا فضای داخلی مورد نظر. پیشنهادات و دستورالعمل ها باید به صورت واضح و ساده طراحی شوند و تا حد امکان گزینه های کمتری به مشتریان ارائه شود. از جمله مواردی که باعث نارضایتی مردم می شود، معرفی شماره واحدهای داخلی و گیج کننده است.

2- از این میانبرهای صفحه کلید استفاده کنید

در برخی از سازمان ها پس از معرفی بخش های متعدد و گیج کننده، راهی برای بازگشت به منوی قبلی وجود ندارد و اگر مشتری به نتیجه دلخواه خود نرسید، در آن مرحله باید وضعیت مشتری را از اول شروع کنند. کاملا قابل درک است بنابراین شامل قابلیت بازگشت به منوی قبلی، ماندن در صف، بازگشت به منوی اصلی، ثبت بازخورد در مورد کیفیت پاسخگویی و ثبت درخواست تماس در منوی تلفن است.

3- از اسپیکرهای حرفه ای استفاده کنید

به عنوان یک مدیر بازرگانی حساسیت لازم را در تولید حرفه ای یک فایل صوتی به کار ببرید. تیزرهای صوتی باید توسط گویندگان حرفه ای در یک استودیو حرفه ای تولید شوند. گوینده مورد نظر برای اینکه با جذابیت فایل صوتی حس خوبی را برای مشتری به ارمغان بیاورد باید صدای مناسبی داشته باشد، اصول صحبت کردن را بداند و درک کند و در تلفظ صحیح کلمات تسلط کامل داشته باشد.

4- جنسیت گوینده را مشخص کنید

با توجه به زمینه فعالیت و جنسیت مشتریان، جنسیت ارتباط گیرنده را مشخص کنید، برخی از کسب و کارها به دلیل شرایط خاصی نیاز به استفاده از رابط مرد دارند و در برخی از سازمان ها استفاده از ارتباط زن الزامی است. بنابراین، اول از همه، بدانید مجموعه شما به چه چیزی نیاز دارد.

5- متن خلاقانه بسازید

شما با تیم طراحی یک وب سایت خاص تماس می گیرید، با واحد پشتیبانی شماره یک و ... ارتباط برقرار می کنید. لطفاً از نوشتن چنین متن هایی برای ضبط صدا خودداری کنید. کمی وقت بگذارید و با همدردی همکاران، متنی جذاب دریافت کنید. مطمئن باشید صرف کمی زمان و انرژی نتایج قابل توجهی به همراه خواهد داشت.

6- انتهای پیام را آشکار نگذارید

پیام شما باید واضح، مختصر و واضح باشد. فایل صوتی مورد نظر را چندین بار گوش دهید و خطاهای آن را اصلاح کنید. فایل مکتوب را در اختیار برخی از مشتریان قرار دهید تا آزمایش کنند و نظر آنها را در این مورد جویا شوند. انتهای پوستر را مثل فیلم های اصغر فرهادی باز نگذارید.

7- از تعطیلات طلایی خود لذت ببرید

لازم نیست همه کلمات را سریع بیان کنید. برای پردازش داده ها وقت بگذارید و به بخش هایی که می خواهید در ذهن مشتریان خود فکر کنید.

8- یک پیام مستقیم ضبط کنید

از پذیرفتن صدای سرد و بی روح خودداری کنید. صدای ضبط شده نباید حالت ماشینی داشته باشد، پیام خود را طوری آماده کنید که انگار مخاطب در حال حاضر روبروی شماست.

9- آن را شخصی سازی کنید

در صورت امکان با نام و مشخصات خود با مخاطب تماس بگیرید. این امکان در برخی از مراکز تماس امکان پذیر است، بنابراین با وارد کردن اطلاعات تماس و شماره های خاص، می توانیم با فرآیندی خاص، تمامی تماس ها را در جهت دلخواه هدایت کنیم.

10- آهنگ های مناسب را انتخاب کنید

نحوه استفاده از موسیقی را بیابید. انتخاب موسیقی مورد نظر بسته به نوع مشتری و زمانی که در آنجا هستید بسیار واضح است. هنگامی که مشتری احساسات و اضطراب های مختلفی را تجربه می کند، پخش آهنگ های بسیار شاد می تواند وضعیت را بدتر کند. آهنگی را انتخاب کنید که نشان دهنده برند و شخصیت مجموعه شما باشد.

11- به مشتری اطلاع دهید

همانطور که گفته شد، مانند یک گفتگوی رو در رو با مشتری صحبت کنید. اگر می خواهید زمان بیشتری را صرف صحبت کنید، به مخاطب اطلاع دهید که چه مدت پشت خط خواهد بود. همچنین می توانید به مخاطب اطلاع دهید که ما به دنبال مناسب ترین فرد برای رسیدگی به درخواست شما هستیم. به طور خلاصه به مشتری اطلاع دهید و ابهام را از او دور کنید.

12- با ارائه اطلاعات تکراری وقت مشتری را تلف نکنید

در بخش منشی تلفن گویا شیراحمدی، کد کشور، شماره اشتراک، شماره بلیت و غیره را در نظر بگیرید. این کار علاوه بر اتلاف وقت مشتری باعث کاهش عملکرد و اعتبار مجموعه شما در مقابل مشتریان می شود.

13- اپراتور انسانی را نجات دهید

تعداد زیادی از مشتریان هنوز می خواهند مستقیماً با یک اپراتور انسانی ارتباط برقرار کنند، بنابراین آنها گزینه ارتباط سریع با اپراتور را در همه بخش ها ارائه می دهند. این مشکل رضایت بسیاری از مشتریان را افزایش می دهد.